Dacă nu îți controlezi programul, el te va controla pe tine.
Ai avut vreo zi în care ai plecat acasă și ți-ai pus întrebarea:
- Cu ce m-am ocupat astăzi?
- De ce atât de multe task-uri am făcut, dar nu am reușit să ne mișcăm din loc?
Sau ziua ta arată așa:
- Ești în regimul Call Centru - și răspunzi instant la orice mesaj pe care îl primești
- Ziua este fragmentată de meeting-uri
- Te lupți cu întreruperi constante pe parcursul zilei
Cel mai probabil ești o persoană ca și mine, cu un focus scăzut.
Dar în vara anului 2022 după ce mă tot văicăream că nu reușesc nimic, cineva mi-a zis, încearcă time blocking. În capul meu era, precis vreun trend nou, numai să nu lucreze oamenii 🙂
Dar hai să revenim la subiect:
Time blocking este o strategie pentru managementul timpului în care îți programezi fiecare parte a zilei tale pe interval.
Cum faci asta? Grupezi task-urile asemanatoare în aceași proximitate de timp și planifici ziua organic. Dacă vei căuta pe net vei găsi calendare colorate până la refuz pentru toata ziua. Ca și în imaginea de mai jos:
Conceptul de time blocking nu-i nou, dar odată utilizat poate crește productivitatea exponențial.
Spre exemplu, dacă avem 2 proiecte diferite, cel mai bine să lucrăm 1-2 ore la unul apoi la al doilea. Mixarea a două subiecte va duce la oboseală, lipsă de inspirație și focus scăzut. Trust me, been there.
Creierul uman este asemenea unui fier de călcat.
Pentru a aduce un fier de călcat la utilitatea sa absolută, ai nevoie de câteva minute până când acesta se încălzește, așa și cu creierul. Ai nevoie de ceva timp pentru a te adapta la noul task. Conform unui studiu realizat de Universitatea California, Irvine, durează 23 de minute și 15 secunde să te întorci la sarcina ta inițială după ce te-ai abătut.
Asta nu înseamnă că 23 de minute te vei uita la task și nu vei face nimic, doar ca atât timp îți va trebui pentru a ajunge la starea de productivitate maximă.
Spre exemplu: scrii un e-mail unui partener și un coleg te întreabă dacă ai luat o decizie cu bugetul x, sau lucrezi la un draft de contract și îți vine o notificare în messenger și o deschizi să răspunzi. Focusul tău se schimbă drastic.
Context Switching - paint point
Este termenul dat de schimbarea frecventă a task-urilor sau focusului. Acesta are o mulțime de dezavantaje:
- efort suplimentar necesar creierului uman pentru menținerea concentrării
- reducerea productivității
- scade capacitatea de working memory
- (memoria short-term care ne ajută pentru a organiza și lucra. Spre exemplu: dimineața la o cafea un coleg ne roagă să setăm un meeting cu clientul pe mâine la 15:00. Working memory ne va ajuta să ținem minte acea informație pe o perioadă scurtă, dar aceasta nu va fi stocată long-term pentru ca va fi irelevantă)
Un studiu sugerează că oamenii sunt cel mai concentrați atunci când lucrează timp de 52 de minute consecutiv, urmat de o pauză de 17 minute, deoarece creierul nostru funcționează natural în reprize de o oră urmate de aproximativ 20 de minute de odihnă.
Dar despre tehnica Pomodoro vom discuta într-un alt articol.
Totuși, ce-i cu time blocking ăla?
Până într-un final eu sunt adeptul unui time blocking mai lejer fără a planifica chiar toate orele din zi, de ce? Planificarea minut în minut, poate duce la inversul.
Presiune mai mare pe umerii tăi
- Te vei demoraliza atunci când nu reușești
- Vei lua prea multe task-uri în lucru
Lipsa flexibilității
- vei deveni foarte rigid și nu vei accepta o pauză de cafea expromt de la colegi
- te vei stresa când vei primi taskuri urgente care îți vor muta graficul
Din acest considerent, time blocking este mai mult un mindset decât o planificare minut cu minut, lasă mereu 2 ore libere în calendar. Crede-mă, în 6 ore poți face mai multe decât 8 ore dacă le-ai planificat cum trebuie. Iar dacă rămâi cu 2 ore libere poți:
- planifică ziua de mâine
- verifică toate email-urile și mesajele
- preia sarcini programate pentru ziua următoare
- să ai o discuție cu colegii la o cafea
Concluzia:
Dacă nu îți controlezi programul, el te va controla pe tine.
Time Blocking este o soluție eficientă pentru a crește focusul și plăcerea pe care o primim de la lucru, dacă este utilizat fără o planificare minut în minut.
